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采購訂單管理流程

作者：未知發(fā)布時(shí)間：2022.02.28 瀏覽量：1966

　　為了保持采購管理流程的公平、透明和高效，對(duì)采購流程的良好理解是關(guān)鍵。

　　盡管組織的采購流程各不相同，但下面的流程圖總結(jié)了采購流程中的重要步驟。

　　每個(gè)采購管理流程都涉及多個(gè)要素，包括需求確定、供應(yīng)商研究、價(jià)值分析、提出采購請(qǐng)求、審查階段、采購訂單轉(zhuǎn)換、合同管理、收到訂單的監(jiān)控/評(píng)估、三向匹配、付款履行和記錄保持。

采購訂單管理流程

　　以下是采購流程中的重要階段：

　　第 0 步：需要認(rèn)可

　　采購流程的需求識(shí)別階段使企業(yè)能夠制定準(zhǔn)確的計(jì)劃，及時(shí)以合理的成本采購商品和服務(wù)。

　　第 1 步：采購申請(qǐng)

　　采購申請(qǐng)是內(nèi)部用戶/客戶提出的書面或電子文件，尋求采購團(tuán)隊(duì)的幫助以滿足現(xiàn)有需求。

　　它包含采購正確的商品、服務(wù)或工程所需的關(guān)鍵信息。

　　第 2 步：申請(qǐng)審查

　　只有在采購申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)并交叉檢查預(yù)算可用性后，采購流程才會(huì)正式開始。

　　在審查階段，職能經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人審查申請(qǐng)包并仔細(xì)檢查是否確實(shí)需要所請(qǐng)求的商品或服務(wù)，并驗(yàn)證是否有必要的資金可用。

　　批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)成為采購訂單，而被拒絕的申請(qǐng)將連同拒絕的原因一起發(fā)送回申購人。

　　所有這些都可以通過一個(gè)簡(jiǎn)單的采購訂單軟件來處理。

　　第 3 步：征集過程

　　一旦請(qǐng)購單獲得批準(zhǔn)并生成采購訂單，采購團(tuán)隊(duì)將制定個(gè)人采購計(jì)劃并勾勒出相應(yīng)的招標(biāo)流程。

　　此個(gè)別征集計(jì)劃的范圍最終取決于要求的復(fù)雜性。

　　第 4 步：評(píng)估和簽約

　　一旦招標(biāo)過程正式結(jié)束，采購團(tuán)隊(duì)將與評(píng)估委員會(huì)一起審查和評(píng)估供應(yīng)商報(bào)價(jià)，以確定哪個(gè)供應(yīng)商最適合滿足現(xiàn)有需求。

　　第5步：訂單管理

　　供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交付承諾的商品/服務(wù)。收到貨物后，購買者檢查訂單并將收到的物品的任何問題通知供應(yīng)商。

　　在此步驟中，將采購訂單、包裝單(隨訂單一起送達(dá))和供應(yīng)商發(fā)票三份文件對(duì)齊并進(jìn)行核對(duì)，以查明差異并確保交易準(zhǔn)確無誤。

　　一旦發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)予以解決。

　　第 6 步：發(fā)票審批和爭(zhēng)議

　　完成三向匹配后，發(fā)票將被批準(zhǔn)并根據(jù)組織規(guī)范轉(zhuǎn)發(fā)到付款處理。

　　旺店通自動(dòng)化采購管理流程

　　旺店通采購軟件可以簡(jiǎn)化雜亂的采購流程并保持透明。簡(jiǎn)化的采購流程可以更好地控制采購生命周期的每個(gè)階段。

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